Retningslinjer for institutionsbesøg
De nedenstående retningslinjer for besøg på institutioner for byrådsmedlemmer og andre politikere i Esbjerg Kommune er gældende for alle institutioner i kommunen.
Formålet med disse retningslinjer er:
- Vi skal sikre, at vi fra kommunal side viser respekt for politiske kolleger, påtager os den gode værtsrolle og skabe mulighed for både administrative og politiske dialoger med byrådsmedlemmer og andre politikere.
- Vi hjælper ledere og medarbejdere, hvis de ønsker det, til at håndtere tilrettelæggelsen og afviklingen af besøg. Det er et mål, at der ved besøg gives et nuanceret billede af institutionen.
- Vi respekterer vores lederes og medarbejderes ret til selv at vælge hvilke politiske debatter, de ønsker at indgå i.
Byrådsmedlemmer er velkomne til at besøge Esbjerg Kommunes institutioner, og de har som led i varetagelsen af deres hverv som byrådsmedlem ret til at aflægge besøg.
Dog kan det af hensyn til institutionens daglige drift være nødvendigt at begrænse omfanget af besøg. En sådan afvisning skal aftales med det centrale sekretariat for området.
Hvis byrådsmedlemmer ønsker at besøge en institution, skal dette aftales med ledelsen på institutionen eller det centrale sekretariat på det direktørområde, der har ansvaret for institutionen.
Ved sådanne besøg skal det aftales om en afdelingschef og/eller direktøren for området deltager.
Udvalgsformanden for området kan deltage i besøget, hvis udvalgsformanden ønsker dette.
Andre politikere kan f.eks. være folketingsmedlemmer, folketingskandidater, regionsrådsmedlemmer og byrådskandidater.
Udgangspunktet er, at Esbjerg Kommune meget gerne vil have besøg af andre politikere, og dette skal ske under velplanlagte forhold. Dette betyder, at hovedreglen er, at andre politikere, der ønsker at besøge kommunale institutioner, skal aftale dette med ledelsen af institutionen eller det centrale sekretariat på området. Hvis institutionen selv arrangerer besøget, skal de orientere det centrale sekretariat om det forestående besøg.
Hvis en institution bliver kontaktet direkte af andre politikere eller dennes medarbejdere angående et besøg, kan institutionen henvise vedkommende til det centrale sekretariat, der i så fald vil påtage sig opgaven med at arrangere besøget – herunder i nødvendigt omfang involvere udvalgsformanden for området.
Hvis en institution har været meget eksponeret eller af andre årsager tiltrækker sig stor opmærksomhed fra andre politikere, kan det være nødvendigt af hensyn til institutionens daglige drift at begrænse omfanget af besøg på institutionen. En sådan afvisning af et besøg skal aftales med det centrale sekretariat for området.
Under besøget må foto-, video- og lydoptagelse kun ske efter forudgående aftale, og eventuelle optagelser må kun offentliggøres, hvis dette er aftalt. Optagelser og brug af optagelser skal ske under hensyntagen til GDPR-reglerne.
Optagelserne må ikke anvendes som materiale i en valgkamp. Under besøget må der ikke finde valgagitation sted eller uddeles valgmateriale eller lignende. Bestemmelserne vedr. optagelser gælder også for byrådsmedlemmer.
Det skal aftales, om udvalgsformanden og/eller borgmesteren samt den ansvarlige direktør skal deltage i besøget.
Retningslinjerne er kun gældende i de tilfælde, hvor besøget har til formål, at politikere bliver orienteret om, og drøfter det arbejde institutionen udfører og de rammer, de har for at udføre deres opgaver.
Retningslinjerne gælder således ikke, hvis der fx er tale om et arrangement, hvor institutionens lokaler anvendes til at afholde arrangementet, fx ved paneldiskussioner, hvor politikere inviteres til en diskussion op til et valg.