God økonomistyring

Formålet med ”God økonomistyring” er at fremme en velfunderet styringskultur, der bidrager til en ansvarlig mål- og rammestyring.

Styringskultur og styringsmål udgør tilsammen de overordnede spilleregler, der sikrer en god økonomistyring i hele Esbjerg Kommune. Udgangspunktet er et helhedssyn, der fokuserer på produktivitet og effektivitet på kort såvel som lang sigt.

God Økonomistyring handler om ansvarlighed over for alle, der er i berøring med Esbjerg Kommune. Derfor har alle ansatte en forpligtelse til at sikre sammenhæng mellem udgifterne og den service kommunen yder.

”God Økonomistyring” giver et overblik over de helt grundlæggende principper bag god økonomistyring i Esbjerg Kommune. Med et budget på over 9 mia. kr. og med ambitiøse mål for fremtiden bl.a. i form af Byrådets ”Vision 2025” er økonomisk styring altid en nødvendighed.

”God Økonomistyring” henvender sig til alle medarbejdere i Esbjerg Kommune og i særlig grad til ledere med et budgetansvar. Det er vores ønske at retningslinjerne for styringskultur og styringsmål omsættes til adfærd og handlinger.

I Esbjerg Kommune anses styringskulturen for at være det bærende element i god økonomistyring.

Når mennesker leverer service til mennesker, bliver arbejdskultur og styringskultur centrale begreber - især for de der leverer servicen.

Styringskulturen er: ”måden vi gør tingene på”, dvs. den adfærd ledere og medarbejdere udviser i den daglige styring. En del af styringskulturen bringer vi med os fra tidligere i form af forventninger og erfaringer, og del af styringskulturen skabes løbende. Den sidste del kan påvirkes til at følge udviklingen i målsætninger og teknologi.

Det er en ledelsesopgave at sikre udbredelse af holdninger og adfærd, der afspejler ”God Økonomistyring”, og det er vigtig at alle ansatte er opmærksomme på, at de økonomiske rammer udnyttes bedst muligt.

Styringskulturen i Esbjerg Kommune er kendetegnet
ved, at:

• Vi udviser økonomisk ansvarlighed og har helhedssyn 
• Vi forholder os kritisk til afvigelser fra fastsatte mål og rammer 
• Vi løser opgaverne med høj produktivitet og med effekter for øje 

Økonomisk ansvarlighed og helhedssyn
Udgangspunktet for god økonomistyring er et samfundsøkonomisk perspektiv. Og både i forhold til samfundsøkonomien og i forhold til mere kommunalpolitiske forhold er ansvarlighed og helhedssyn to væsentlige begreber.

I Esbjerg Kommune kommer økonomisk ansvarlighed og helhedssyn blandt andet til udtryk ved:

• At vi forpligter os til og udviser engagement i forhold til de fastsatte mål, resultater og effekter. 
• At vi som en del af det todelte lederskab koordinerer og samarbejder om styringsopgaverne. 
• At vi opretholder en balance mellem faglighed og økonomi. 
• At vi er ressource- og omkostningsbevidste.

Vores økonomiske ansvarlighed indebærer, at vi forpligter os til at nå mål og resultater, i overensstemmelse med vores helhedssyn. Styringsopgaverne tager højde for egne målsætninger, og respekterer andres. Helhedssyn kræver samtidig en balance mellem et højt fagligt niveau og evnen til at tænke økonomisk på kort og lang sigt.

Vi forholder os kritisk til afvigelser fra fastsatte mål og rammer
Med ambitiøse økonomiske målsætninger, vil der fra tid til anden opstå afvigelser. Vi søger at opdage afvigelser i tide og forholder os kritisk til dem gennem:

• Løbende opfølgning på budgetter, målsætninger, aktiviteter og effekter. 
• Håndtering af afvigelser gennem hurtig indgriben og evaluering. 
• Opsamling og udveksling af den erfaring og den læring som afvigelserne giver os.

Det er vigtigt at stille spørgsmål, når vi ser afvigelser fra budgetter eller målsætninger. Det er især vigtigt at finde frem til de bagvedliggende forklaringer og årsagssammenhænge. Dermed har vi som organisation mulighed for at lære af vore fejl.

Produktivitet og effekt
Når vi løser de kommunale opgaver, arbejder vi mod høj produktivitet og høj effekt for borgere og andre interessenter. Vi arbejder for bedre og billigere service ved at:

• Vi sætter ambitiøse mål for produktivitet og effekter, og vi er innovative. 
• Vi sikrer, at høj produktivitet altid hænger sammen med effekterne. 
• Vi aktivitetsstyrer og effektstyrer, hvor det er muligt.

Hvis vi på længere sigt skal blive ved med at levere bedre og billigere service, er vi nødt at være innovative. Samtidig skal vi med udgangspunkt i kerneopgaverne aktivitetsstyre og effektstyre, hvor det giver mening. 

Ikke mest mulig – men bedst mulig økonomistyring. Med den holdning tilpasses økonomistyringen til afdelinger og institutioners særlige vilkår. Med udgangspunkt i god økonomistyring realiseres Esbjerg Kommunes overordnede styringsmål:

• Overholdelse af bevillinger og rammer samt regler og beslutninger 
• Realisering af mål og strategier 
• Høj produktivitet og høj effektivitet 

Overholdelse af bevillinger og rammer samt regler og beslutninger
Overholdelse af bevillinger og respekt for regler og beslutninger er indbegrebet af god økonomistyring i Esbjerg Kommune.

Bevillinger fordeles til alle niveauer med ansvar for egen økonomiske ramme. De budgetansvarlige har her ansvaret for, at bevillinger overholdes. Dette sikres bl.a. ved at følge reglerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, hvor forhold som: ”løbende opfølgning, kontrolprocedurer og pligt til at rapportere budgetafvigelser”, er beskrevet.

Opnåelse af de økonomiske målsætninger, hviler på en forudsætning om at fastsatte regler samt politiske og administrative beslutninger overholdes.

Realisering af mål og strategier
I Esbjerg Kommune realiserer vi de mål og strategier, som kommunens politiske og administrative ledelse vedtager. Det overordnede ansvar for styring er forankret i Byråd og Direktion. Her fastlægger man de politiske og koncernpolitiske mål, og man foretager den overordnede prioritering mellem kommunens aktiviteter. Her følges også op på de opnåede resultater.

Forvaltninger, afdelinger og institutioner har ansvaret for at styre selve tilrettelæggelsen af aktiviteterne. Styringen skal sikre, at de fastsatte mål og strategier realiseres inden for de givne økonomiske og tidsmæssige rammer.

Realisering af mål og strategier går hånd i hånd med løbende opfølgning og rapportering. Opfølgning gør os i stand til at gribe ind i det øjeblik, der er tegn på, at mål og strategier ikke kan gennemføres til tiden eller inden for den afsatte ramme.

Høj produktivitet og høj effektivitet
Vi har målsætning om høj produktivitet og høj effektivitet alle steder, hvor det giver mening. Vi forstår produktivitet og effektivitet i en sammenhæng, der er illustreret i modellen nedenfor.

Hvad vi forstår ved produktivitet
Produktivitet beskriver forholdet mellem input og output. Tilføres et område eller en proces mange ressourcer forventes også et betydeligt output. Høj produktivitet går derfor ud på at tilpasse arbejdsgangene og ressourceanvendelse, så den løbende produktion styres i retning af at mindske omkostningerne pr. produceret enhed (for både produkter og serviceydelse).

Hvad vi forstår ved effektivitet
Effektivitet beskriver graden af målopfyldelse i forhold til anvendelsen af ressourcer. Høj effektivitet er et udtryk for høj effekt med færrest mulige ressourcer. Med effekt menes nytte hos borgerne eller andre brugere.

Så hvor produktivitet handler om, at yde mest muligt for pengene, handler effektivitet om at få det rigtige for pengene.

Dokumentation for produktivitet og effektivitet
Ved at dokumentere, hvor produktive og effektive vi er, skaber vi synlighed og gennemskuelighed. Vi er dermed også åbne for en kvalificeret dialog baseret på fakta, når vi fremadrettet udvikler nye måder at gøre tingene på.

Samtidig vil dokumentation give os grundlaget for at svar på:

• Hvad vi får for pengene 
• Om vi får nok for pengene - og ikke mindst 
• Om vi får det rigtige for pengene!