Indkøbsstrategi 2023 - 2024

I Esbjerg Kommune er der ca. 800 decentrale indkøbere, for hvem indkøbsopgaven er en blandt mange opgaver,
men sjældent den primære opgave. Det betyder, at det er vigtigt, at Udbud & Indkøb gør opgaven så let og overskuelig som muligt, og at der ikke bruges unødige ressourcer på indkøbsprocessen for den enkelte medarbejder.

    Offentlige indkøb har stort politisk fokus nationalt, fordi den offentlige sektor køber ind for enorme summer,
    og derved kan bruge sin store indkøbsmuskel til både at flytte markederne på det bæredygtige område samt
    frigive ressourcer til at skabe kvalitet for borgerne. I Esbjerg Kommune har indkøb og optimering heraf været
    på dagsordenen i mange år, og det er en kommune, som er langt på rigtig mange parametre på indkøbsområdet.
    Centralisering af indkøb, e-handel, fokus og optimering af arbejdsgange har skabt resultater år efter år.

    Med markante prisstigninger og en ambitiøs målsætning om at blive CO2-neutral i 2030 er det endnu vigtigere
    end før, at indkøb er på dagsordenen for at sikre, at der købes klogt ind i hele organisationen.
    Nærværende indkøbsstrategi har til formål at konkretisere, hvordan kommunens indkøbspolitik kan udmøntes.
    Det er altafgørende, at der i organisationen er solid ledelsesopbakning til, at indkøbsområdet prioriteres og indkøbsaftalerne følges, da det ellers ikke er muligt at opnå de mange gevinster, som kan skabe kvalitet for borgerne

    Professionelle og værdiskabende indkøb

    I Esbjerg Kommune er der ca. 800 decentrale indkøbere, for hvem indkøbsopgaven er en blandt mange opgaver,
    men sjældent den primære opgave. Det betyder, at det er vigtigt, at Udbud & Indkøb gør opgaven så let og overskuelig som muligt, og at der ikke bruges unødige ressourcer på indkøbsprocessen for den enkelte medarbejder.

    Udbud og indkøb skal:

    • at et stigende antal indkøbsaftaler kan indkøbes via indkøbssystemet
    • at der er vellignende billeder og gode beskrivelser i indkøbssystemet
    • at varer er tilgængelige i indkøbssystemet fra aftalestart
    • at e-handelsgraden stiger hvert år, men et særligt fokus på at løfte de afdelinger og institutioner, der har lavest e-handelsgrad
    • Hjælpe til at gøre indkøbsopgaven så let som mulig ved bl.a. at guide til smartere løsninger
    • Opsøge institutioner og afdelinger, som Udbud & Indkøb ser potentiale for optimering hos (”servicebesøg”)
    • Informere om nye aftaler i god tid
    • Fortælle de gode historier, som skaber motivation for både at bruge og forståelse for indkøbsaftalerne
    • Opfordre til deltagelse i faggrupper
    • Sikre at ledelsen løbende informeres om e-handelsgrad og compliance for at fastholde fokus og anerkende de gode eksempler
    • Lave en undersøgelse af, hvad indkøberne har brug for, så ressourcerne anvendes mest hensigtsmæssigt
    • Arbejde for, at indkøbsopgaven kræver færrest mulige ressourcer
    • Tænke indkøb ind hver gang der bruges penge ved, at indkøberne stiller spørgsmålstegn ved, om ydelse, kvalitet og pris matcher, og om kontrakten understøtter dette i hele kontraktperioden
    • Fremme begrebet nøjsomt forbrug, som gør, at der kun købes det, der rent faktisk er behov for
    • Bidrage til optimering af arbejdsgange og aftaler påområder, som ikke er klassiske indkøb, men hvor kommunen bruger penge
    • Have et tæt samarbejde med Borger & Arbejdsmarked med henblik på at opnå mere effektive køb af bo- og opholdssteder

    Samarbejde med erhvervslivet

    Esbjerg Kommune vil gerne fremme samarbejdet med det lokale erhvervsliv og sikre, at kommunen er en god og
    professionel samarbejdspartner.

    Dette sker bl.a. via initiativerne herover med at højne compliance, men derudover skal Udbud & Indkøb:

    • Understøtte Udbudspanelets arbejde for den tætte dialog med erhvervslivet
    • Have tæt dialog med Business Esbjerg med henblik på at kunne vejlede det lokale erhvervsliv i forbindelse med offentlige indkøb
    • Deltage i Esbjerg Håndværk og industri forenings møder for at være tæt på erhvervslivet
    • Tilbyde workshops og/eller webinarer om tilbudsafgivelse og andet relevant, som kan gavne det lokale erhvervsliv
    • Formidle kontakter i organisationen ved henvendelser fra iværksættere og afdække mulighederne for at understøtte deres forretning

    Klima og bæredygtighed

    Klima og bæredygtighed har fået stort fokus det seneste år, og selvom det har haft en plads i kommunens indkøbsaftaler i mange år, er fokus nu højnet i stor grad såvel i kommunen som i hele Udbudsdanmark.

    Der arbejdes med mange facetter af klima og bæredygtighed, hvilket kan illustreres således:

    • Miljømærker
    • Krav til emballage
    • Krav til certificeringer
    • Arbejdsklausuler
    • Sociale klausuler
    • Arbejdsklausuler
    • Sociale klausuler
    • Krav til sammensætning af bilpark, der leverer varer
    • Krav til CO2-udledning
    • Krav til antal af leveringer
    • Omkostninger i brugsperioden
    • Levetid Opfølgning på indkøbsadfærd lokalt
    • Arbejdsklausuler
    • Sociale klausuler
    • Genanvendelse
    • Bortskaffelse
    • Videresalg

    For at understøtte kommunens ønske om at være mere klimavenlig og bæredygtig og ikke mindst kommunens mål om at være CO2-neutral i 2030, skal Udbud & Indkøb:

    • Undersøge, hvorvidt der kan stilles krav om klima og bæredygtighed i alle udbud
       
    • Højne kravene til klima og bæredygtighed i de enkelte udbud
       
    • I 90 % af alle indkøbsaftaler skal der være stillet krav til klima og bæredygtighed eller evalueret herpå
       
    • Antallet af miljømærkede produkter i indkøbssystemet skal stige hvert år
       
    • Miljørigtige produkter skal markeres i indkøbssystemet, så det er let at træffe det bæredygtige valg
       
    • Afholde virtuelle møder med både faggrupper og leverandører, hvor det ikke vil nedsætte værdien i forhold til et fysisk møde. Dette for at nedbringe kørsel til møder
       
    • Arbejde med at skabe en bæredygtig indkøbsadfærd i hele organisationen
       
    • Have et tæt samarbejde med Klimasekretariatet for at understøtte den bæredygtige udvikling på indkøbsområdet

     

    Udbud & Indkøb vil internt følge op på strategien hvert kvartal, mens der årligt gives en status til direktionen i
    forbindelse med ”Årsberetning for Udbud & Indkøb”.